Viktiga begrepp inom lön och lönehantering

Att samarbeta med en lönebyrå är ofta ett steg mot en enklare, tryggare och mer professionell lönehantering. Men om du inte jobbar med lön till vardags kan samtalen ibland kännas fulla av facktermer och förkortningar. För att samarbetet ska flyta på så smidigt som möjligt är det därför värdefullt att ha koll på de vanligaste begreppen som dyker upp i dialogen med en lönekonsult.

Här guidar vi dig igenom några centrala uttryck du kan stöta på – och förklarar vad de betyder på ett enkelt sätt.

Ordlista – Viktiga begrepp inom lön och lönehantering

Anställningsintyg

Ett intyg som visar att en person är, eller har varit anställd på ett företag. Innehåller information som titel, sysselsättningsgrad, anställningstid och lön. Används ofta vid låneansökningar hos banken eller vid ansökan om bostad.

Arbetsgivaravgifter

Utöver lönen betalar arbetsgivaren en procentuell avgift till staten – den så kallade arbetsgivaravgiften. Den täcker bland annat pension, sjukförsäkring och arbetslöshetsförsäkring.

Arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI)

Sedan 2019 ska alla arbetsgivare redovisa skatter och avgifter varje månad – uppdelat per individ. Detta kallas AGI och rapporteras direkt till Skatteverket. En viktig del av varje lönekörning.

Arbetsgivarintyg

Ett dokument som bekräftar en anställning, inklusive uppgifter om anställningstid, arbetad tid, frånvaro och anställningens avslut. Används ofta vid ansökan om a-kassa.

Auktoriserad lönekonsult

En lönekonsult med certifiering som garanterar hög kompetens och erfarenhet inom lönehantering.

Avvikelseperiod

Den period då avvikelser från ordinarie arbetstid, såsom sjukfrånvaro eller övertid, registreras för att säkerställa korrekt lön.

Bruttolön & nettolön

Bruttolön är lönen innan skatt och andra avdrag. Nettolön är det belopp som faktiskt betalas ut till den anställde – alltså efter att skatten dragits. Båda begreppen är grundläggande i all lönehantering.

Bruttolöneavdrag

En minskning av bruttolönen i utbyte mot en förmån, till exempel extra pensionsavsättning.

Förmåner

En förmån är något en anställd får utöver sin vanliga lön, till exempel tjänstebil, friskvårdsbidrag eller privat sjukvårdsförsäkring. Vissa förmåner är skattepliktiga och påverkar arbetsgivaravgiften.

Förskottssemester

Semester som tas ut innan den har tjänats in. Om anställningen avslutas innan semestern “tjänats in” kan det innebära att den anställde får en skuld till arbetsgivaren.

Frånvaro & karens

All frånvaro (t.ex. sjukdom, VAB, semester) ska registreras korrekt. Vid sjukfrånvaro gäller karensavdrag – ett avdrag som görs för den första frånvarodagen enligt gällande regelverk.

Inkomstbasbelopp

Ett belopp som används för att beräkna högsta pensionsgrundande inkomst. Det påverkar bland annat uttag av allmän pension och vissa andra socialförsäkringsförmåner.

Kollektivavtal

Ett avtal mellan arbetsgivare och fackförbund som reglerar lön, arbetstid, semester, pension och andra arbetsvillkor. Det kan innehålla regler som avviker från lagens minimikrav.

Löneart

En löneart är en kod i lönesystemet som talar om vad som ska betalas – till exempel månadslön, övertid, sjukavdrag eller traktamente. Viktig för korrekt löneberäkning och rapportering.

Lönegaranti

Statlig ersättning som betalas till anställda om arbetsgivaren går i konkurs och inte kan betala ut lön.

Lönekartläggning

En årlig genomgång av lönerna i verksamheten för att säkerställa att det inte finns osakliga löneskillnader mellan anställda – i enlighet med diskrimineringslagen.

Lönekörning

Processen där lönerna beräknas, kontrolleras och betalas ut. Underlaget hämtas från t.ex. arbetstid, frånvaro, avdrag och tillägg. Sker oftast en gång i månaden.

Löneväxling

En frivillig överenskommelse där en anställd byter en del av sin lön mot en förmån, exempelvis extra pensionsavsättning. Påverkar pensionsunderlaget och förmånsbeskattning.

Pensionsgrundande inkomst (PGI)

Den inkomst som ligger till grund för hur mycket en person får i allmän pension. Den fastställs av Skatteverket varje år.

Personuppgifter & GDPR

Lönerelaterade uppgifter är känsliga. En professionell lönebyrå arbetar enligt GDPR och har rutiner för hur personuppgifter skyddas och hanteras på ett säkert sätt.

Prisbasbelopp

Ett årligt belopp som används för att beräkna olika ersättningar och förmåner, till exempel sjukpenning och föräldrapenning.

Retroaktiv lön

Ersättning som betalas i efterhand om lönen justerats retroaktivt, exempelvis efter förhandling. Måste hanteras särskilt i lönesystemet.

Semesterersättning & semestertillägg

Semesterersättning betalas ut när anställningen avslutas i stället för outnyttjade semesterdagar. Semestertillägg är ett extra tillägg som betalas vid semesteruttag.

Sjukpenninggrundande inkomst (SGI)

Den inkomst som ligger till grund för hur mycket du kan få i sjukpenning, föräldrapenning och annan ersättning från Försäkringskassan.

Slutlön

Lön och ersättningar som ska betalas ut i samband med att en anställning avslutas. Innehåller ofta intjänad semester, sista lön och eventuella förmåner.

Sociala avgifter

Avgifter som arbetsgivaren betalar utöver bruttolönen – såsom arbetsgivaravgift, pensionsavsättning och andra lagstadgade avgifter.

Tjänsteintyg

Ett intyg som visar att en person har varit anställd på ett företag, med information om titel, arbetsuppgifter och anställningstid.

Traktamente

Ersättning för ökade kostnader i samband med tjänsteresor, till exempel måltider och logi. Ofta skattefri upp till schablonbelopp.

Utlägg

Kostnader som en anställd har lagt ut för företagets räkning och som ska ersättas – t.ex. resor, material eller representation.

VAB (Vård av barn)

När en förälder är hemma för att ta hand om ett sjukt barn. Ersättning betalas ut av Försäkringskassan.

Vikariat

En tidsbegränsad anställning som ersätter en annan person vid till exempel sjukdom eller föräldraledighet.

Visstidsanställning

En anställning som är begränsad i tid – till skillnad från en tillsvidareanställning – och avslutas vid ett förutbestämt datum.

Övertid

Arbetstid som överstiger den ordinarie arbetstiden. Övertid ersätts enligt regler i lag eller kollektivavtal.

Få ut mer av din lönehantering

Att förstå grunderna i lönehantering ger trygghet – oavsett om du är arbetsgivare, chef, eller bara vill ha bättre koll på din egen lön. Genom att bekanta dig med vanliga begrepp och uttryck blir dialogen med din lönepartner både enklare och mer effektiv.

På Virtani arbetar vi dagligen med att översätta komplexa regler till tydliga lösningar. Har du frågor om något av begreppen eller vill du ha stöd med din lönehantering? Tveka inte att höra av dig – vi hjälper dig gärna.

Kontakta oss så guidar vi dig rätt, varje månad – året om.