Nya lagkrav 2025: Så redovisar du frånvaro för föräldraledighet och VAB
Från och med 1 januari 2025 gäller nya krav för hur arbetsgivare ska redovisa frånvaro vid föräldraledighet och vård av barn (VAB). Den stora nyheten är att dessa uppgifter nu ska lämnas direkt i arbetsgivardeklarationen på individnivå (AGI) varje månad. Förändringen innebär nya rutiner och krav – både tekniskt och administrativt – som alla arbetsgivare bör känna till och förbereda sig på.
Vi på Virtani Lönebyrå hjälper dig att hålla koll på nya lagar och regler inom lön.
Varför införs de nya reglerna?
Syftet med lagändringen är att förbättra informationsutbytet mellan Skatteverket och Försäkringskassan. Genom att införa krav på att frånvaro vid VAB och föräldraledighet redovisas i AGI, kan Försäkringskassan få snabbare, mer korrekta uppgifter för att handlägga ersättningar – vilket i sin tur bidrar till:
- Kortare handläggningstider för föräldrapenning och VAB
- Minskad risk för felaktiga utbetalningar
- En enklare process för både anställda och arbetsgivare
Det här är en del i ett större digitaliseringsarbete där myndigheterna vill effektivisera flöden och förbättra kvaliteten i det svenska trygghetssystemet.
Lagstiftningen (2024:1300) anger att uppgifterna behövs för att effektivisera Försäkringskassans kontroll av föräldrapenningsförmåner.
Vad behöver du som arbetsgivare rapportera?
Från och med januari 2025 ska följande uppgifter lämnas:
- Om frånvaro förekommit på grund av föräldraledighet eller VAB
- Antal frånvarodagar som påverkat utbetalad ersättning
- Uppgifterna lämnas i samma arbetsgivardeklaration där lön, förmåner och skatt rapporteras
Det räcker alltså inte längre med intern hantering eller att den anställde själv rapporterar till Försäkringskassan. Frånvaron ska nu redovisas som en del av den officiella månatliga lönerapporteringen.
Så förbereder du verksamheten
Att rapportera frånvaro i arbetsgivardeklarationen kräver förberedelser på flera nivåer:
1. Se över lönesystemet
Kontrollera att ert löne- och HR-system har tekniskt stöd för att registrera och exportera rätt typ av frånvarodata. De flesta större systemleverantörer (t.ex. Visma, Fortnox, Hogia) kan exportera frånvarokoden i rätt XML-fält för AGI. Skatteverket har publicerat teknisk beskrivning och testtjänst.
2. Skapa tydliga rutiner
Interna processer för hur frånvaro registreras måste vara vattentäta. Det innebär att:
- Anställda måste rapportera frånvaro i rätt tid och på rätt sätt
- HR/löneadministration måste tolka och kategorisera frånvaron korrekt
3. Informera personal och chefer
En viktig framgångsfaktor är att utbilda både chefer och medarbetare om vad som gäller. Många vet inte att VAB och föräldraledighet nu får fler administrativa konsekvenser. Kommunikation internt är därför avgörande.
4. Testa och följ upp
Om ni byter eller uppdaterar system – se till att testköra inför första AGI-rapporteringen. Kontrollera att frånvarouppgifterna följer rätt format och att inget faller mellan stolarna.
Vanliga frågor och svar
Även om interna rutiner är tydliga, uppstår det ofta frågor bland anställda kring hur VAB (vård av barn) ska hanteras i praktiken. Här har vi sammanställt några vanliga frågor som du som arbetsgivare kan få – tillsammans med svar som hjälper dig bemöta dem korrekt.
Gäller det all frånvaro?
Nej. De nya kraven gäller endast frånvaro som beror på vård av barn (VAB) och föräldraledighet. Sjukdom, semester, tjänstledighet m.m. omfattas inte – i alla fall inte ännu.
Vad händer om uppgifterna uteblir?
Skatteverket kan kräva kompletteringar eller i värsta fall påföra arbetsgivaren förseningsavgift. Dessutom riskerar den anställde att inte få rätt ersättning i tid från Försäkringskassan.
Gäller det även småföretag?
Ja, även mindre aktiebolag och enskilda firmor med anställda omfattas. Inga undantag görs baserat på bolagsstorlek.
Vem har rätt att ta ut VAB och få ersättning från Försäkringskassan?
Från och med 1 juli 2024 gäller nya regler som gör det möjligt att överlåta föräldrapenningdagar även till andra än barnets vårdnadshavare. Det innebär att till exempel mor- eller farföräldrar, eller andra närstående personer, kan ta ledigt från jobbet för att vårda barnet och samtidigt få ersättning från Försäkringskassan – förutsatt att överlåtelsen är godkänd.
När behöver medarbetaren informera arbetsgivaren om VAB?
Eftersom behovet av VAB ofta uppstår oväntat – till exempel om ett barn blir sjukt under natten – ska den anställde meddela arbetsgivaren så snart som möjligt. Om ledigheten är planerad, som vid ett BVC-besök eller en vaccination, bör information lämnas senast en vecka i förväg om det går.
Vad händer om en medarbetare glömt att rapportera VAB – eller behöver rätta en tidigare registrering?
Om en anställd missat att rapportera VAB i tidrapporten, eller om något blivit fel i tidigare inrapporterad frånvaro, bör personen omgående informera sin chef eller löneavdelning. Rättelsen bör hanteras så snart som möjligt och tas med i nästa lönekörning.
Det är dock viktigt att komma ihåg att AGI (arbetsgivardeklarationen på individnivå) inte kan ändras retroaktivt när det gäller VAB från en redan inskickad period. Om det ändå behövs en rättelse av frånvarouppgifterna kan arbetsgivaren kontakta Försäkringskassan direkt och göra en korrigering där.
Observera att den information som rapporteras till Skatteverket avser den månad som frånvaron påverkat lönen. Om Försäkringskassan genomför en kontroll i efterhand, kan ytterligare information begäras från den anställde – som då behöver hantera ärendet tillsammans med myndigheten
Vad säger näringslivet?
Företagarna välkomnar tydligare datakvalitet men betonar behovet av stöd till mindre bolag.
Almega ser fördelar men varnar för ökad administration om systemen inte hänger med.
Checklista för arbetsgivare inför januari 2025
- Säkerställ att ert lönesystem stödjer de nya AGI-kraven
- Informera HR, ekonomi och chefer om förändringen
- Skapa eller uppdatera rutiner för registrering av VAB/Föräldrarledighet
- Säkerställ att era uppgifter är korrekta varje månad