Att tänka på vid anställning av sommarvikarier

Sommaren innebär semester för ordinarie personal – för många företag är det också en tid då behovet av tillfälliga förstärkningar ökar. Sommarvikarier spelar en viktig roll i att hålla verksamheten igång under semestertider. Men vad behöver du som arbetsgivare tänka på för att rekryteringen och anställningen ska bli trygg, laglig och smidig?

Här går vi igenom det viktigaste att ha koll på – från avtal till introduktion.

1. Tydliga anställningsavtal från start

Det är viktigt att sommarvikariatet regleras med ett tydligt skriftligt avtal. Avtalet ska minst innehålla:

• Anställningstidens start- och slutdatum
• Anställningsform (vikariat, visstid etc.)
• Arbetstid och arbetsuppgifter
• Lön, semestervillkor och eventuella kollektivavtal

Eftersom det rör sig om en tidsbegränsad anställning är det viktigt att ha med en tydlig slutpunkt – det minimerar risken för missförstånd eller felaktig anställningsform.

2. Kollektivavtal och ålder – vad gäller?

Om du är bunden till ett kollektivavtal gäller ofta särskilda regler för tillfälliga anställningar, ob-tillägg, semesterrätt och lägstalöner. Det är också viktigt att ta hänsyn till arbetstagarens ålder – särskilt om du anställer personer under 18 år. För minderåriga finns särskilda regler kring:

• Arbetstider och raster
• Typ av arbetsuppgifter
• Tillsyn och handledning

Säkerställ att du följer både arbetsmiljöregler och arbetsrättsliga bestämmelser.

3. Introduktion och inskolning – spara inte in på det

Även om vikariatet är kort kan det vara avgörande att den tillfälliga personalen får en ordentlig introduktion. Det handlar inte bara om att förstå arbetsuppgifterna, utan också om rutiner, värdegrund, säkerhetsföreskrifter och kommunikationsvägar.

En bra inskolning minskar risken för fel, ökar engagemanget och gör att sommarvikarien snabbare kommer in i rollen – vilket i slutändan sparar tid för hela teamet.

4. Lön, semester och frånvaro

Sommarvikarier har, precis som alla anställda, rätt till korrekt lön och semesterersättning. Ofta betalas semesterersättningen ut löpande, exempelvis med 12 % ovanpå timlönen, men detta bör anges tydligt i anställningsavtalet.

Se också till att hantera eventuell frånvaro korrekt – även sommarvikarier kan bli sjuka, behöva vårda barn eller råka ut för olyckor. Då gäller samma grundläggande regler som för annan personal, beroende på anställningens längd och form.

5. Personuppgifter och lönesystem

Alla nya medarbetare, även tillfälliga, ska registreras i lönesystemet på rätt sätt. Det innebär:

• Fullständiga personuppgifter
• Skatteuppgifter (jämkning, F-skatt eller A-skatt)
• Korrekt löneart
• Semesterersättning inlagd enligt avtal

Kom också ihåg att personuppgifter måste hanteras enligt GDPR – det gäller även vikarier och korttidsanställda.

6. Dokumentation och avslut

När vikariatet avslutas är det klokt att sammanställa ett tjänstgöringsintyg, särskilt om det efterfrågas. Det kan vara värdefullt för den anställde i framtida jobbsökande – och det ger också ett professionellt intryck av dig som arbetsgivare.

Sammanfattning

Att anställa sommarvikarier innebär både möjligheter och ansvar. Med god planering, tydliga avtal och en genomtänkt introduktion skapar du trygghet för både verksamheten och den tillfälligt anställda. Se till att följa lagar och kollektivavtal, och glöm inte bort det personliga bemötandet – det gör skillnad även i en kort anställning.

Behöver du stöd?

På Virtani hjälper vi företag att hantera allt som rör löner, avtal och semester – året om. Vill du ha hjälp med lönehanteringen inför sommarens vikariat, eller vill du säkerställa att allt blir rätt i lönesystemet?

Hör av dig till oss – vi gör det enkelt att ta in tillfälliga medarbetare på ett professionellt och tryggt sätt.